Gestion administrative de formation

Une gestion fluide et fiable de vos actions de formation

Vous êtes un organisme de formation ou un formateur indépendant et vous avez besoin d’un appui pour structurer et gérer vos sessions de formation ?

J’interviens sur l’ensemble de la gestion administrative et opérationnelle de vos formations afin d’en assurer le suivi, la fiabilité et la continuité.

Pour qui ?

Cette prestation s’adresse aux :

  • organismes de formation
  • centres de formation
  • formateurs indépendants
  • structures certifiées Qualiopi ou en structuration

Mon rôle

Je suis un support opérationnel qui assure la continuité et la fiabilité de votre gestion administrative.

Je m’intègre dans votre organisation pour fluidifier les échanges entre les différents acteurs : apprenants, formateurs, direction et partenaires externes.

Ce que je prends en charge

J’interviens sur l’ensemble du cycle administratif des actions de formation :

Organisation des sessions de formation

  • gestion des inscriptions
  • création et suivi des dossiers apprenants
  • conventions de formation et documents administratifs
  • planification des sessions
  • convocations des stagiaires
  • coordination avec les formateurs
  • préparation des supports administratifs de session
  • préparation des salles et du matériel pédagogique
  • gestion des conventions/contrats avec les formateurs externes

Déroulement opérationnel des formations

  • suivi des présences et émargements
  • gestion des absences et imprévus
  • coordination en temps réel avec les formateurs
  • assistance organisationnelle des sessions
  • mise à jour des informations dans les outils de formation (ex : Digiforma)

Clôture administrative des sessions

  • attestations de formation
  • certificats et documents de fin de session
  • évaluation de fin de formation et livret pédagogique
  • clôture administrative des dossiers
  • archivage des pièces justificatives
  • préparation des éléments pour facturation
  • suivi des indicateurs administratifs liés à l’activité

Suivi administratif et gestion des données

  • suivi de la démarche qualité Qualiopi
  • gestion des relations apprenants
  • suivi des conventions et documents contractuels
  • mise à jour et structuration des données dans les outils de gestion
  • amélioration des process administratifs internes

Outils

  • Digiforma (Spécialisation ERP Formation)
  • Smart rh / Sharepoint
  • Suite Microsoft Office / Google Workspace
  • Plateformes et outils de gestion de formation

Ce que je ne fais pas

Afin de clarifier mon périmètre d’intervention :

  • audit Qualiopi
  • ingénierie pédagogique
  • création de contenus de formation

Modalités de collaboration

  • travail principalement à distance
  • interventions ponctuelles possibles à Paris et Île-de-France
  • mission encadrée par un contrat de prestation
  • périmètre défini en amont

Travaillons ensemble

Vous souhaitez sécuriser et fluidifier la gestion de vos formations ?

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